A.
Ketrampilan Merevisi Pesan
Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak
semudah menulis pesan– pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti
penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.
Maka dari itu dalam menulis surat-surat bisnis yang
baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan
berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis cenderung dilakukan
secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun
format penulisan.
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan
bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang
disampaikan secara lisan.
1 - Pesan – pesan Bisnis
Tertulis.
a- Mengedit isi dan cara
pengorganisasiannya
Pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara
seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan – pesan
tersebut mempunyai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa
pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada
pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama
mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.
b. Mengedit mekanik atau teknis
penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian,
dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari
sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup
antara lain:
- Susunan kalimat
yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga
mudah dipahami dengan baik.
2 - Penggunaan
kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf
kapital).
3 Penulisan
tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik
koma, tanda tanya, dan tanda seru).
- Perhatikan
makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami
dengan mudah.
Perhatikan
pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat
menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.
c.- Mengedit
format dan layout
Langkah terakhir dalam
mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit format atau layout secara
keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan,
kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak
boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi,
bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik,
audiens anda akan senang membacanya.
2. Pesan
– pesan bisnis lisan
Sebagaimana pesan –
pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan– pesan bisnis yang
disampaikan secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau
pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami
audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara
lain:
a. Substansi
pesan
Mengedit substansi pesan yang akan
disampaikan kepada audiens
b. Pengorganisasian
pesan
Mencakup 3 poin penting, yaitu:
1 Pembuka
(misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
Penyampaian
substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.
Penutup
(misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya
Bahasa
Gaya bahasa yang
digunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan
dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih
santai, luwes, dan tidak monoton.
B. Pemilihan Kata Yang
Tepat
Pemilihan kata dalam
penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata
asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat
tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Pilihlah
kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu
analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan
pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan
pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2. Pilihlah
kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat
selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus
memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari
kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata
tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat
mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
C. Membuat Kalimat Yang
Efektif
Dalam menyusun suatu
kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan
kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas
subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa”
yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu
yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
1. Tiga
jenis kalimat
a) Kalimat
Sederhana
Suatu kalimat sederhana
hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan
suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
b) Kalimat
Majemuk
Kalimat majemuk berisi
dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa
independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian
yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri
sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c Kalimat
kompleks
Kalimat kompleks berisi
sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak
kalimat.
2. Cara
mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk
mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif.
Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat
kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya.
Cara-cara mengembangkan paragraf:
a Ilustrasi
Untuk mengembangkan
suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran
terhadap ide atau gagasan umum.
b Perbandingan
(Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan
paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu
pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c. Pembahasan
Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan
arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
Untuk mempermudah
pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar
suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e. Pembahasan
Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan
analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan
keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya
jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu
paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan
kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara
kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
D. Menulis Ulang Pesan
Ernest Hemingway pernah
menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang”
Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:
1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak
benar-beanr memperbaikinya
2. Tidak melakukan penulisan ulang karena
dianggap membuang waktu
3. Mengirim dokumen pada saat-saat
terakhir dibutuhkan.
Setelah penulisan ulang
dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh
dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.
E. Memproduksi Pesan
Setelah puas memproduksi
pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf
dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis
ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.
Pada masa sekarang ini,
sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai
aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik.
Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar