Perencanaan Laporan Bisnis

Pengertian Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu (Boovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan bisnis suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu instansi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah (Himstreet dan baty dalam Purwanto, 1997:88).
Sementara itu, Herta A Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Business Communication” menyatakan bahwa laporan bisnis (business report) tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.1
Atas dasar difinisi tersebuat dapat simpulkan bahwa suatu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak berpihak, objektif, menyajikan data, disusun secara sistematis, menyangkut informasi eksternal maupun internal, biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi, memiliki tujuan yang jelas.
Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi keperluan, antara lain:

1. Untuk memonitoring dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan operasional, laporan kegiatan personal.
2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya: kebijakan penempatan posisi kerja.
3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan analisis, dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuh).
4. Untuk mendokumentasikan presentasi kerja yang yang diperlukan. Misalnya laporan perkembangan, dan laporan akhir suatu kegiatan.
5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atas masalah tertentu. Misalnya laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting, laporan justifikasi.
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya: proposal penjualan.

2.2 Jenis –Jenis Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan kedalam berbagai cara menurut fungsi, subjek, formalitas, keasliaan, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek dan pelaksanaan pertemuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini :

a. Berdasarkan Fungsinya

- Laporan informasi (Information Report)

Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain untuk information report adalah laporan perkembangan (progress reports), laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan (quarterly report).

- Laporan analitikal(Analitycal Report)

Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi(recommendation report), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification report).

b. Berdasarkan Subjeknya

Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut diperoleh. Sebagai contoh adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan laporan-laporan teknik.

c. Berdasarkan formalitasnya 

- Laporan formal (long reports)

Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian “panjang” bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.

Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1)Body teks: pendahuluan, isi dan penutup; (2) prefatory part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel; (3) Supplement part: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.

- Laporan informal (short reports)

Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks. Namun demikian, sejumlah laporan informal mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.

d. Berdasarkan Keasliannnya

• Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite atau orang lain.
• Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.
• Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta.
• Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh nagara.

e. Berdasarkan Frekuensinya

• Laporan berkala (periodic reports)

Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjulan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap bulan, laporan komite setiap kuartal, laporan anggaran tahunan.

• Laporan khusus (special report)

Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.

f. Berdasarkan Jenisnya

• Laporan Memorandum (periodic report)

Laporan yang menggunakan format memo, yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.

• Laporan surat (letter report)

Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat yang didalam berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi

• Laporan dalam bentuk cetakan

Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi, dan baris-baris kosong.

• Laporan formal (formal report)

Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal, laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long report).

g. Berdasarkan Kegiatan Proyek

Dalam melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu

• Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.
• Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara berkala
• Laporan akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu proyek.

h. Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan

• Agenda (agenda) adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.
• Resolusi (resolation) adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan.
• Notulen (minutes) adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
• Laporan pertemuan (proceedings) adalah suatu laporan resm, yang cakupan bahasanya luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

2.3 Bagian Pokok Laporan Bisnis

1. Pendahuluan 

Dalam bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :

• Pemberi kuasa adalah orang yang memberi laporan atau yang meminta laporan.
• Layout atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa saja yang akan dibahas dalam laporan.
• Masalah biasanya didefinisikan diawal bab pendahuluan, sebelum pernyataan mengenai maksud atau tujuan laporan.
• Maksud penulisan laporan  harus tampak dibagian pendahuluan. Elemen tersebut merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan. Istilah lain untuk maksud penulisan, antara lain tujuan, misi, strategi, atau sasaran.
• Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan.
• Metedologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Data bisa dikumpulkan dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan, melakukan wawancara, survei, atau eksperimen.
• Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal, surat kabar) catatan perusahaan, memo, surat, hasil wawancara, karyawan, dan sebagainya.
• Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan jika pembaca memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pembahasan.
• Definisi istilah perlu dicantumkan jika menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran. 
• Keterbatasan misalnya dalam hal dana waktu, asisten peneliti atau data yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan penelitian lebih lanjut. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan didalam suatu laporan, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau mesin setengah pakai, rekstrukturisasi karyawan, memeberi uang pesangon,
• menambah perangkat lunak dan perangkat keras, membangun kantor perwakilan, dan lain sebagainnya.

2. Teks

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah tubuh dan isi atatu teks. Dalam bagian ini, dikembangkan diuraikan hal-hal yang penting secara terperinci. Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dalam maksud penulisan laporan tersebut.

3. Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan atau memberi rekomendasi.

• Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh
• Kesimpulan berisi fakta-fakta yang dibahas
• Rekomendasi menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.
• Rencana tindakan merupakan pernyataaan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang bertanggunga jawab terhadap proyek yang akan dilaksanakan.
• Proposisi digunakan di dalam dunia akademis atau jurnal sebagai suatu pernyataan yang tegas, yaitu tuntunan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.

2.4 Pengorganisasian Isi dalam laporan bisnis

Bentuk penyusunan suatu laporan memiliki daya tarik tertentu yang akan mempengaruhi pembacanya. Kebutuhan calon pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana organisasional untuk seluruh tubuh laporan.

• Cara menyusun tubuh laporan bisnis

Ada 2 cara yang dapat digunakan yaitu :

1. Cara Deduktif

Menggambarkan laporan dari belakang kedepan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum menjelaskan hal-hal yang rinci.

2. Cara induktif

Menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan. 

b. Cara menyusun teks laporan bisnis

1. Membuat topik-topik  atau kriteria

Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat laporan. Judul utama mungkin menggunakan keriteria standar, faktor-faktor, pemecahan masalah, manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli atau memproduksi, maka keputusan pertama adalah menentukan kriteria yang paling penting.

2. Menyusun suatu peristiwa atau berbagai kejadian

Dalam pembuatan agenda, program konvensi, atau laporan perkembangan, aturan perkembangan secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun, jam atau musim dapat digunakan sesuai dengan pokok bahasan. 

3. Mendeskripsikan  lokasi atau tempat

Treks bias dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah dirumah, pabrik,kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai  penjuru dunia.

4. Menjelaskan suatu proses atau prosedur

Cara mengembangkan ini hampir sama pendekatan kronologis. Metode ini menelusuri tahapan-tahapan, Misalnya suatu tahapan kebijaksanaan , operasi mesin, prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.

5. Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabet 

Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting, selanjutnya kurang penting atau tidak penting.

6. Menyusun urutan tingkatan familiaritas

Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau familier terlebih dahulu, kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau yang kurang familier. Seseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya dari pasa yang tidak atau belum diketahui.

7. Menyusun sumber-sumber yang digunakan

Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik kepada sumber informasinya serta memilih sumber-sumber yang sesuai.

8. Pemecahan masalah

Cara ini umum digunakan untuk mengorganisasi suatu presentasi yang bersifat persuasi.

c. Metode Outline

Membantu melihat hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan seluruh materi didalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih.

Dalam menyusun sub judul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu :

1. Tempatkan ide-ide yang paling penting, Pertimbangkan panjang laporan, subjek dan pembaca.

2. Keseimbangan masing-masing bagian dijaga dengan baik. 

3. Jika membagi suatu topik paling tidak harus terdapat 2 sub judul.

4. Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit untuk sub judul.

5. Jangan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul(sub judul)

2.5 Penulisan laporan singkat

Laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit. Bagi

pencapaiaan komunikasi yang efektif laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri satu atau dua halaman. 

Secara umum laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan halaman judul, surat pengantar, daftar isi dan rangkuman, karena hanya terdiri atas 1 atau 2 lembar halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.

     Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal antara lain :

a. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

b. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.

c. Judul dan sub-sub judul dalam tubuh laporan. 

d. Format memo atau surat.

2.6 Membuat Laporan Bisnis yang Baik

Laporan bisnis merupakan alat manajemen yang sangat penting dalam suatu organisasi. Oleh karena keterbatasan waktu seringkali staf manajemen mengalami kesulitan dalam melakukan pemantauan atas berbagai kegiatan yang ada dalam unit-unit suatu organisasi. Disamping itu, mereka juga tidak memiliki latar belakang khusus yang diperlukan baik yang dilakukan untuk penelitian maupun evaluasi terhadap hal-hal tertentu. 

Sumber: http://mabatugas.blogspot.co.id/2016/04/perencanaan-dan-penulisan-laporan-bisnis.html