Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

A. Penentuan Proses Komposisi

Proses Komposisi penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seseorang komposer. Begitu halnya dengan prose komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis ada tiga yaitu:

1.      Perencanaan, beberapa hal perlu diperhatikan dalam perencanaan diantaranya adalah maksud komunikasi, sasaran audience, ide pokok, saluran yang digunakan.

2.      Pengorganisasian, organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.

3.      Revisi, seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan disampaikan, gaya penulisan, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai perencanaan.

B. Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi. Mengapa tujuan harus jelas,  penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan yang antara lain mencakup :

1. Keputusan untuk meneruskan pesan

2. Keputusan untuk menanggapi audience

3. Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Secara umum komunikasi bisnis mempunyai tiga tujuan yaitu :

• Memberikan Informasi (informing)

• Membujuk atau persuasi (Persuading)

• Melakukan kerja sama atau kolaborasi (Collaborating,)

C. Analisis Audience

Analisis audience (pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi, yaitu: mengembangkan profil audience yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi audience, pengenalan siapa audience, antisipasi reaksi audience, antisipasi tingkat pemahaman audience, pemahaman tingkat hubungan komunikator dengan audience.

Tujuan dari analisis audience adalah berupaya untuk memuaskan kebutuhan informasi bagi audience, yang meliputi upaya menemukan apa yang diinginkan oleh audience, antisipasi terhadap pertanyaan yang tidak diperkirakan, fokus pada hal yang dianggap penting oleh audience.

D. Penentuan Ide Pokok

Dalam satu pesan bisnis hanya mempunyai satu ide pokok (main idea) dan yang lainnya sebagai ide pendukung (supporting idea). Ide pokok berfungsi untuk menunjukkan tujuan dari pesan bisnis sehingga audience mengerti dan mudah dipahami.

Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas. Sedangkan ide pokok adalah penyataan suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Cara Menentukan Ide Pokok yaitu dengan cara sebagai berikut :

• Teknik Brainstorming

Cara menggunakan teknik ini yaitu dengan mempertimbangkan tujuan, audience, fakta yang ada dan juga memberikan keleluasan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan.

• Teknik Pembatasan Cakupan

Pembatasan cakupan adalah ide pokok dari pesan-pesan selebihnya dan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak terabaikan.

E. Seleksi Saluran dan Media

Pilihan dasar antara berbicara atau menulis bergantung pada tujuan atau maksud pesan, audience dan karakteristik terbagi menjadi dua saluran, diantaranya :

• Saluran Lisan (Oral)

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan feedback  dengan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat apabila yang disajikan adalah informasi kontroversial karena reaksi audience dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.

• Saluran Tertulis (Written)

Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan kompleks dan dibutuhkan catatan permanen untuk referensi. 

Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional dan biaya pengiriman serta harapan audience.

Sumber: http://documents.tips/documents/perencanaan-pesan-komunikasi-bisnis.html