Komunikasi Dalam Tulisan

Komunikasi Tertulis adalah komunikasi yang dilakukan melalui tulisan sepertia yang dilakukan dalam surat menyurat melalui pos, telegram, telexaf, fax, e-mail dan sebagainya. Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya :

–  membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.

–  membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepadsa pelanggan.

–  membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirimi surat vaduan (claim) kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat penolakan kerja

Komunikasi tertulis dilakukan baik antara individu dan bagian dalam struktur organisasi peusahaan maupun dengan pihak ketiga. Menurut Bovee dan Thill (1989) dalam penyampaian pesan secara tertulis, mempunyai keuntungan yang sangat besar yaitu :

 a) Adanya peluang untuk mengontrol pesan.

b) Isi pesan yang disampaikan dapat memuat informasi yang sangat kompleks dan  memerlukan uraian sangat detail.

c) Pesan yang disampaikan dapat didokumentasikan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk rujukan pada masa mendatang.

d) Pesan dapat disebabkan secara luas, ketika khalayak yang ingin dijangkau sangat besar dan terpisah secara geografis.

Komunikasi tertulis dapat dipilih bilamana :

1. Pesan atau subjek yang ingin disampaikan cukup banyak dan komplek, memerlukan penjelasan yang panjang lebar, memerlukan visualisasi pesan dalam bentuk angka-angka, grafik, gambar, data statistik.

2. Penerima pesan terpisah jarak jauh dengan pemberi pesan.

3. Memerlukan laporan, data atau dokumen tertulis untuk arsip.

3. Tidak dibutuhkan tanggapan cepat dari penerima pesan.

Syarat-syarat untuk berkomunikasi tertulis secara efektif adalah:

• Menciptakan suasana yang menguntungkan.
• Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti.
• Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan.
• Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya.
• Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward di pihk komunikan.
• Berbicara tentang minat atau awareness di pihak komunikan, dapat dikemukakan bahwa minat akan timbul bilamana ada unsur-unsur sebagai berikut :
• Tersedianya suatu hal yang menarik minat.
• Terdapat kontras, yaitu perbedaan antara hal yang satu dengan lainnya, sehingga apa yang menonjol itu menumbuhkan perhatian.
• Terdapat harapan untuk mendapat keuntungan atau mungkin gangguan dari hal yang dimaksudkan.

Sumber: https://dayensobarna.wordpress.com/2014/11/13/komunikasi-tertulis/